Migration RCA MEG vers Pennylane

Contexte

Le cabinet migre progressivement ses dossiers comptables de Loop vers Pennylane, votre nouvel outil de production. Cette évolution vise à améliorer le traitement, le suivi et la collaboration autour des dossiers clients.

Qu'en est-il pour RCA MEG ? Nos clients utilisaient RCA MEG pour leur facturation, il faut maintenant les basculer sur Pennylane.
Nos clients retrouveront les mêmes fonctionnalités : Devis, Bon de commande, Bon de livraisons, Factures, Avoirs et relances des impayés.

Mode opératoire (détaillé ci-dessous) :

Récupérer le logo de l'entreprise pour créer le modèle de facture dans Pennylane
Récupérer la liste des articles et l'intégrer dans Pennylane
Récupérer les données clients et fournisseurs
Comptabilisation des écritures

Récupérer le logo de l'entreprise pour créer le modèle de facture dans Pennylane

Etape 1 - MEG : paramètres > Modèle d'édition > ouvrir le modèle de base > clique droit sur le logo > enregistrer l'image sous

Etape 2 - Pennylane : paramètres > facturation client > documents et modèles > apparence > insérer le logo

Récupérer la liste des articles et l'intégrer dans Pennylane

Etape 1 - MEG : ventes > articles > extraction > effectuer un export paramétrable

Etape 2 : depuis la gestion des colonnes, choisissez les informations à exporter, puis cliquer sur "Exporter"

⚠️ IMPORTANT :

Modifiez le format de la colonne TVA pour le mettre en %
Enregistrez le fichier au format .XLSX

Etape 3 - Pennylane : gestion > ventes > produits et services > importer des produits

ℹ️ Utilisez le modèle Pennylane pour gagner du temps et éviter les erreurs d'import

Etape 4 : choisir le fichier à importer

Etape 5 : comparer au modèle Pennylane

Etape 6 : vérifier les données à importer

Etape 7 : finaliser l'import

Récupérer les données clients et fournisseurs

Etape 1 - MEG : contacts > fiche d'identité

ℹ️ MEG regroupe dans les contacts à la fois les clients et les fournisseurs. Pennylane a un onglet pour chacun, il conviendra de scinder en 2 le fichier (clients et fournisseurs, à l'aide du filtre "Type".

ℹ️ Dans Pennylane, l'import clients se fait par entreprise et par particulier. Là encore, un filtre sera nécessaire pour récupérer correctement les données issues de MEG

Etape 2 - Pennylane : choisir le fichier à importer

ℹ️ Utilisez le modèle Pennylane pour gagner du temps et éviter les erreurs d'import

Pennylane met en avant via un logo ⚠️ les informations obligatoires à renseigner lors de l'import.

Etape 3 - Pennylane : comparer au modèle Pennylane
Etape 4 - Pennylane : vérifier les données à importer

IMPORTANT : Lorsque nous importons un FEC (manuellement ou via la migration Pennylane, les clients et les fournisseurs ont été créés automatiquement)
Dans ce cas, il convient de s’aider de la base déjà présente dans Pennylane pour intégrer les informations manquantes.

La contrainte est de pouvoir faire correspondre les intitulés de comptes afin de retrouver automatiquement les informations que nous souhaitons compléter.

Comptabilisation des écritures

Lorsque vous faites « exporter pour la comptabilité », vous devez choisir Export CSV et bien cocher « inclure les pièces jointes ».

2 fichiers sont à télécharger sur RCA MEG :

Le dossier "Achats" doit être dézippé avant importation dans Pennylane (ex ci-dessous).

⚠️ IMPORTANT :

Les comptes de tiers sont à rectifier avant import pour les faire correspondre aux tiers attendus dans Pennylane et éviter les doublons ! (FAMAZON dans RCA = 401FAMAZON dans Pennylane)
Le deuxième dossier ne doit pas être dézipper avant intégration

Sur Pennylane :

Etape 1 : Saisie > imports > écritures

Etape 2 : effectuez le rapprochement en fonction des colonnes (date, journal, libellé de ligne, débit, crédit, N° pièces)

Etape 3 : une fois l'import terminé, vous aurez un trombone, et vous pourrez importer le fichier Zippé pièces_2025**** (il s’agit de la date de votre export donc le nom varie)

Ensuite, vous avez « justificatifs » et la mention "Attachés".