GED Comptabilité : règles de dépôts (offre Loop comptabilité)
| 🔔 cet article s'adresse aux collaborateurs dont le dossier a l'offre Loop Comptabilité activée. |
Comment votre client dépose-t-il un document dans la GED Comptabilité RYDGE Conseil ?
N.B : nous recommandons à nos clients de se rapprocher de leurs Experts-comptables pour vous accorder sur les emplacements des pièces comptables à déposer.
- Méthode 1 : Le bouton "Déposer un document" permet de sélectionner un ou plusieurs documents depuis son ordinateur
- Méthode 2 : Le "glisser/déposer" permet de déposer rapidement des documents depuis votre explorateur de fichiers ou messagerie
- Méthode 3 : le MailtoGED (mail2GED) RYDGE Conseil
Les adresses MailtoGED sont accessibles depuis le menu "Documents" :
- Etape 1 : cliquez sur l'encart vert en bas à gauche de l'écran
- Etape 2 : Visualisez et choisissez l'adresse mail2GED Comptabilité
L'usage du MailtoGED doit être conforme aux règles suivantes :
- Insérer uniquement l'adresse MailtoGed RYDGE en destinataire
- Ne pas mettre d'adresse email en copie
- Transférer un maximum de 10 pièces jointes
- Ne pas insérer de signature d'email
- Insérer en objet le chemin du dépôt de documents
- Exemple : DP/Achats pour un dépôt dans le dossier "Achats"
Synchronisation CEGID Loop
Parmi les dossiers destinataires de l'espace documentaire, 3 emplacements sont synchronisés avec l'outil CEGID Loop :
- Dossier "Dépôt" (uniquement à sa racine)
- Dossier "Achats" (y compris ses sous-dossiers)
- Dossier "Ventes" (y compris ses sous-dossiers)
Dès que votre client dépose une pièce comptable dans l'un de ses emplacements, elle sera envoyée automatiquement dans un délai d'une heure.
| 💡 Vous êtes en attente d'une pièce comptable sur CEGID Loop ? Suivez l'état de transmission des pièces déposées sur la plateforme par votre Client |
- Nouveau : La pièce comptable vient d’être déposée sur RYDGE Conseil. Elle sera transmise automatiquement dans un délai d’une heure sur l’outil comptable Loop. Le Client peut renommer ou supprimer cette pièce durant ce laps de temps
- En cours d’envoi : La pièce comptable est en cours d’envoi vers l'outil comptable de votre Expert
- Transmis : La pièce comptable a été envoyée sur l'outil comptable de votre Expert. Il n'est plus possible de la renommer et de la supprimer
- Non reconnu : Une erreur s’est produite lors de la transmission de la pièce comptable vers Loop
- Non transmis : La pièce comptable était présente avant migration vers la dernière version de la GED
Important : Une pièce comptable ne doit pas contenir les caractères spécifiques ci-dessous au risque que la synchronisation soit en échec.
- <, >, :, ", ?, *, /, \, | #
Ce format est imposé par CEGID Loop.
Comment mettre à disposition de votre client les documents traités et produits par vos soins ?
Le dépôt de pièces comptables traitées et/ou de documents essentiels (bilan, déclaration de TVA, etc.) est effectué à partir de Sharepoint Microsoft Loop, dans le dossier "Partagé" > "Publications".
Dès qu'un ou plusieurs documents sont déposés dans le SharePoint Loop, alors une synchronisation est lancée et le(s) document(s) sont accessibles dans la minute sur la plateforme RYDGE Conseil.
| ⚠️ Si la synchronisation ne fonctionne pas, nous vous recommandons d'ouvrir un ticket au Support afin de relancer manuellement l'opération. |
Taille limite autorisée pour le dépôt d'un document
- 50 MO
Liste des extensions supportées par la plateforme :
- bmp,csv,doc,dot,docx,dotx,docm,dotm,gif,jfif,jpe,jpeg,jpg,msg,mp4,pdf,ppt,pptx,pot,
pps,ppa,ppam,png,rtf,sql,tif,tiff,txt,vsdx,xsl,xls,xlsx,xltx,xlsm,xltm,xlam,xlsb,zip,rar,
xml,pbix,one,onea,onetoc,onetoc2,onetmp,onepkg
Si vous rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter votre support au 01 57 98 30 30 ou via le portail Service-Now