Comment embarquer un nouvel utilisateur client sur la plateforme digitale ?

Ressources :

Parcours

Délais de synchronisation :

Si création / modification effectuée sur Akuiteo avant 10h = mise à jour à 10h30
Si création effectuée entre 10h30 et 13h = mise à jour à 13h30
Si création effectuée entre 13 et 16h = mise à jour à 16h30
Si création / modification effectuée sur Akuiteo après 16h = mise à jour le lendemain matin

Etape 1 : Création du contact sur Akuiteo

Afin de vous assurer que le contact créé soit synchronisé avec la plateforme digitale, veuillez remplir les champs ci-dessous.

Compte : champs obligatoires

SIREN
SIRET
Structure juridique (Personne physique ou Personne morale)
Nom d’appel
Forme juridique
Responsable de compte
Adresse complète (code postal, ville, département, région, pays)
Téléphone 1

Akuiteo dispose d’une API avec la base SIRENE, ce qui permet le remplissage automatique de données.

Suivi de dossier : Le maître de dossier et le responsables de compte doivent être obligatoirement renseignés.

Contact : champs obligatoires

La création d’un contact passe automatiquement par la recherche du compte concerné.

IMPORTANT : 1 compte = 1 contact
Pour chaque compte, même si le contact est déjà présent dans la base Akuiteo, il est impératif de recréer le contact qui doit lui être associé.

Les champs ci-dessous sont à remplir :

Civilité
Nom contact
Prénom contact
Titre (poste au sein de l'entreprise)
Service (à sélectionner dans le menu déroulant)
Niveau Hiérarchique (à sélectionner dans le menu déroulant)
Email
⚠️ Téléphone portable : ce champ est obligatoire pour souscrire à l'offre Pennylane

Synchronisation Akuiteo > plateforme digitale

Les informations du dossier seront disponibles sur la plateforme si :

Une opportunité est gagnée et la lettre de mission est active
Le code client débute par le chiffre "1" ou "2".

ℹ️ Nous n'acceptons pas sur la plateforme les dossiers Prospects dont le code client débute par "9".

Etape 2 : approbation du contact sur la plateforme digitale

Depuis votre espace collaborateur, visualisez le nombre de demandes d'approbation de contacts synchronisés avec Akuiteo, soit depuis votre vue portefeuille ou soit à l'intérieur d'un dossier.

💡« Gérer les accès » fonctionne comme une douane. Elle permet d’approuver ou de refuser la présence d’un contact sur un dossier après sa création dans Akuiteo. Elle offre ainsi un suivi de toutes les demandes et contribue à limiter les risques liés au RGPD.

Au clic depuis votre vue portefeuille, les contacts en attente d'approbation sont affichés par dossier. Recherchez-les soit par raison sociale, code client ou email client en composant au minimum 3 caractères.
Les résultats sont affichés par ordre de correspondance et ordre chronologique de la demande.

Si acceptation : l'adresse email n'est plus affichée et sera accessible dans le dossier dans un délai de 30 minutes
Si refus : renseignez un motif. L'utilisateur ne sera pas ajouté sur la plateforme et restera uniquement dans Akuiteo

ℹ️ Si le bouton "Gérer les accès" est grisé, alors aucun contact n'est en attente d'approbation.

La consultation des contacts à approuver est affichée sur plusieurs pages en cas d'un volume de dossiers élevés dans votre portefeuille.

Etape 3 : attribution du rôle signataire

Si le contact ajouté est le signataire de la lettre de mission, alors désignez-le en tant que tel depuis la colonne "Actions" :

"..."
Désigner en tant que signataire

Le libellé de rôle "Signataire lettre de mission" sera affiché pour ce contact.

💡 Vous devez retirer un rôle signataire pour un utilisateur ? Veuillez réaliser cette action après avoir attribué ce rôle au nouveau signataire. Au minimum un signataire doit être présent sur le dossier.

Etape 4 : activation d'une offre

ℹ️ Pour activer une offre, au minimum un utilisateur doit avoir été désigné en tant que signataire.

Si votre dossier est nouveau sur la plateforme digitale et que les utilisateurs du dossier n'ont pas encore créé leur compte, la souscription à l'offre inclura l'envoi d'un email de création de compte (sauf offre Loop collaboratif).

Accédez à l'entreprise concernée
Cliquez sur "Dossier" > "Offres"
Cliquez sur "Activez une offre" et choisissez l'offre à activer

Vérifiez que les services à activer sont sélectionnés et complétez le formulaire en remplissant les champs requis. Confirmez l'activation de l'offre.
Une fois fait, son statut sera affiché comme "Activée".

ℹ️ Si l’offre nécessite une intervention de l’équipe Middle Office Digital, elle ne sera pas activée immédiatement. Vous devrez patienter ; une notification vous sera envoyée par email dès que l’activation sera effectuée.

Je ne retrouve pas le nouveau dossier dans mon portefeuille. Que faire ?

Contactez le support dédié et demandez à ce que le dossier soit ajouté dans votre portefeuille Client
L'équipe Support sera en mesure de vérifier le respect des prérequis et d'effectuer le rattachement

Si vous rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter votre support au 01 57 98 30 30 ou via le portail Service-Now