Pennylane : procédures et suivi
Cet article regroupe l'ensemble des questions / réponses posées par le Métier de l'Expertise Comptable dans le cadre de l'offre de gestion Pennylane, sur la thématique des procédures à respecter dans le cadre du déploiement.
| Aurons-nous un suivi de l'avancement des contacts clients ? Oui, des rapports Hubspot sont transmis chaque semaine au Hub (dès la migration du Hub) pour suivre l'embarquement des clients. |
| Que faire des clients qui n'ont pas d'adresse e-mail ? Il est impératif de leur demander une adresse e-mail. Sans cela, il est impossible de les embarquer ou de travailler avec eux sur Pennylane. |
| Puis-je créer mes nouveaux clients directement sur Pennylane ? Oui. Depuis le 01/10, tout nouveau client peut être créé sur Pennylane, même si votre Hub n'a pas encore migré. Le mode opératoire est disponible sur l'intranet "offre de gestion". |
| Dossiers "Super Users" (test) : faut-il informer les clients ? Aujourd'hui les clients ne sont pas informés. Vous pouvez travailler en récupérant les éléments déposés par le client dans la plateforme RYDGE ou, si vous préférez, vous pouvez onboarder votre client. Il est recommandé d'embarquer ses clients en se basant sur les éléments disponibles sur l'intranet "offre de gestion" |
| Clients déjà sur Pennylane (pour leurs ventes) : la migration va-t-elle créer un doublon ? Non. Il n'y aura qu'un seul compte. Nous garderons le compte existant du client (avec son historique) et nous le réaffecterons simplement à notre Hub. |
| Faut-il contacter tous les clients ? Quand ? Oui. 1. D'abord, deux emails automatiques sont envoyés 7 à 15 jours avant la migration. 2. Après la migration, le Pôle Relation Client ou vous-même (selon la mallette) prenez le relais pour l'embarquement. |
| Existe-t-il une checklist ou un guide pour l'embarquement client ? Oui. Tous les collaborateurs ont accès à une documentation en ligne (capsules vidéo, guides...) sur la plateforme digitale pour maîtriser l'embarquement client. |
| Comment le client accepte-t-il formellement le contrat Pennylane ? Il n'y a pas de contrat séparé. Le client accepte les CGU (Conditions Générales d'Utilisation) directement sur la plateforme lors de sa toute première connexion. |
| Quel est le formalisme si un client veut "résilier" (changer de plan) ? S'il s'agit d'un changement de plan (ex: Downgrade), le client doit vous en informer. Cela n'entraîne pas une résiliation de nos services, mais une phase de négociation. |
| Clients "Test" : faut-il activer l'offre sur la plateforme Rydge ? Non. Un dossier de test est créé par défaut lors de la création de votre compte Pennylane. |
| Que faire des scanners (type MyPulse Scan) après la migration vers Pennylane ? Pennylane fournit 2 adresses email de collecte Mailto Pennylane (une pour les Achats, une pour les Ventes). • Si le scanner du client peut gérer 2 adresses, il doit être re-paramétré. • S'il ne gère qu'une seule adresse, il devient obsolète. (À terme, la facturation électronique le rendra inutile). |
| Doit-on utiliser la nouvelle LM "Offre expertise avec Pennylane" pour tous les dossiers ? Oui. C'est le nouveau standard. |
| Des démos ou formations sont-elles prévues pour les clients ? Oui, nous assurons des webinars de formation clients deux fois par semaine (animés par Pennylane jusqu'à fin 2025). |
| Perdons-nous le support "chat" de Pennylane ? Cela dépend de qui pose la question : • Pour les collaborateurs (vous) : OUI. Le support chat sera désactivé. C'est la DSI interne qui prendra le relais. • Pour les clients : NON. Les clients (historiques et nouveaux) gardent l'accès au support chat Pennylane. |
| Comment "branche-t-on" un client sur Pennylane ? • Dossier existant : Via la migration automatique, selon le calendrier de votre Hub. • Nouveau dossier : Via l'activation de l'offre sur la plateforme Rydge (après demande à MOD). |
| Y a-t-il un administrateur Pennylane par Hub ? Non. |
| Comment faire si on ne veut pas mettre le Gérant en contact principal (ex: DAF) ? Vous devez obligatoirement mettre le représentant légal (celui qui peut s'engager juridiquement) comme contact principal dans la mallette. C'est à lui que sera présenté l'avenant (CGU) pour les plans payants. |
| Les mentions "Pennylane" sont-elles dans les Lettres de Mission (LM) ? Oui, une lettre de mission est (ou sera bientôt) disponible sur LetMi. Elle comprendra la mention "Offre de Gestion" qui traite la partie Pennylane. |
| Qui peut ajouter des collaborateurs Rydge (utilisateurs cabinet) ? • Pendant la migration : Contactez votre référent de migration. • Hors migration (cas général) : Envoyez une demande à MOD. |
| Qui peut ajouter des utilisateurs clients sur Pennylane ? Le client peut ajouter des utilisateurs lui-même via la plateforme RYDGE Gestion. La création se fera automatiquement dans Pennylane en SSO. |
| Quand l'offre d'accompagnement "Facturation Électronique" (pour clients en Révision) sera-t-elle disponible ? • Fin novembre : Pour les référents Facturation Électronique. • Fin d'année : Pour la filière Partenaire Conseil. (Information validée en Comop et cascadée par votre Directeur Régional). |
| Faut-il une demande spéciale pour créer un nouveau client (Nov 2025) ? Oui, (comme pour tout nouveau client) il faut faire une demande d’activation de l’offre Rydge-Pennylane sur la plateforme. |
| Pour les dossiers créés en direct sur Pennylane, comment intégrer les écritures ? Il est nécessaire de s'aider de la matrice Loop. |
| Pour un dossier migré hors process, avant l’embarquement automatique, faut-il passer par Pulse pour activer le client ? Oui, il faut activer l’offre dans Pulse si elle n’apparaît pas dans Pennylane. L’activation via Pulse permet de rattacher correctement l’offre Rydge–Pennylane au dossier. |
| Les clients seront-ils informés individuellement de leur migration vers Pennylane ? Aurons-nous un suivi ? Oui une campagne d'embarquement client existe |
| Pour les nouveaux clients (signés avant le passage Pennylane) est ce qu’il bénéficie aussi de l’offre d’essai ? Non, les nouveaux clients ne bénéficient pas de la période de gratuité Rydge. Simplement de la période d'essai proposée à tout clients Pennylane, qui est de 15 jours. |
| Quelle est le processus pour modifier un type de comptabilité dans Pennylane (passage comptabilité de tresorerie à engagement ou inversement) ? Il faut faire un ticket auprès du support (la page d’accueil de l’intranet : ouvrir un ticket et choisir Pennylane) |
| Les clients sont ils démarchés par Pennylane afin de basculer vers leur outil ? Non, Pennylane ne démarche pas nos clients |
| Quels sont les utilisateurs pris en compte dans le tarif Pennylane (simple employés…) ? A date, les simples employés qui n’utiliseraient Pennylane que pour leurs notes de frais sont considérés comme des users à part entière dans la tarification. |
| Quelle est la procédure à suivre pour faire une demande d'activation de l'offre de gestion Pennylane ? Etape 1 : Préparation de la mallette pour la demande d’activation ou d’échec de migration - Remplir la colonne BR avec le statut de migration : Activer l’offre Pennylane, Laisser en cours de migration ou Mettre en échec de migration - Remplir la colonne BS avec la date d’action souhaitée pour l’action de la Plateforme RYDGE Conseil (a lieu chaque lundi) Etape 2 : - Envoyer un email à la plateforme RYDGE Conseil et la DS2I le vendredi précédent la date d’activation avec le lien de la mallette complétée > Mail à envoyer à : Alex Vigreux, Houssem Dbira, Rian Ramanampamonjy, Catherine Rivière, Matthieu Rimlinger, Tessaro Julie, Delphine Ly et Anthony Muller et Samy Elayachi |
| Dans quels cas un client est-il en capacité de contacter en direct le Support Pennylane ? Et quand quels cas ne peut-il pas le faire ? Le bouton "nous contacter" sur Pennylane renvoie vers le support de l'éditeur uniquement pour les clients dits "utilisateurs historiques" de Pennylane. Ces utilisateurs ne sont pas concernés par les vagues de migration et ont bénéficié de Pennylane lors des vagues de déploiement de 2023 et 2024, ou bien utilisent Pennylane avant d'avoir contractualisé avec le cabinet RYDGE Conseil. Le bouton "nous contacter" sur Pennylane renvoie vers le support du cabinet RYDGE Conseil pour tout dossier concerné par une vague de migration et intégré dans les dossiers "R/HUB" sur Pennylane. Egalement, si un client utilise Pennylane historiquement et qu'il a également eu une ou plusieurrs entreprises concernées par une vague de migration, alors le support sera celui de notre cabinet RYDGE Conseil pour toutes ses entreprises. |
Si vous avez des questions, rapprochez-vous des super utilisateurs présents dans votre HUB