Comment embarquer un nouveau client sur la plateforme digitale ?
Comment embarquer un nouveau client sur la plateforme Rydge conseil ?
Ressources principales :
- Akuiteo
- Le Livre Blanc – Février 2025 : guide d’utilisation de votre nouvel ERP-CRM
Quels sont les prérequis à respecter sur Akuiteo pour remonter un client sur la plateforme digitale ?
Pour que la création d'un contact ou la modification d'une propriété de ce contact redescente sur la plateforme digitale, il faut respecter les prérequis ci-dessous.
1ère étape : Création du compte prospect/client
Les informations principales et obligatoires à la création d’un compte prospect/client apparaissent en rouge afin de clairement les identifier, à savoir :
- Structure juridique (Personne Physique ou Personne Morale)
- Nom d’appel
- Forme juridique
- Responsable de compte
- Adresse complète (code postal, ville, département, région, pays)
L’application Akuiteo dispose d’une API avec la base SIRENE, c’est-à-dire un connecteur qui permet de récupérer des données automatiquement comme l’adresse de l’établissement. Ce connecteur fonctionne en saisissant le SIREN ou le SIRET.
IMPORTANT : veuillez renseigner avant sauvegarde du compte la personne morale, la structure juridique ainsi que le responsable de compte.
2ème étape : Création du contact
La création d’un contact passe automatiquement par la recherche du compte concerné. Un contact peut être rattaché à un compte mais pas l'inverse.
IMPORTANT : 1 compte = 1 contact. Pour chaque compte, même si le contact est déjà présent dans la base Akuiteo, il est impératif de recréer le contact qui doit lui être associé.
Les informations obligatoires à renseigner sont les suivantes (Même si certaines sont facultatives dans AKUITEO, vous devez les renseigner si vous souhaitez être sur que votre client arrive sur la plateforme sans encombre) :
- Civilité (à sélectionner dans le menu déroulant)
- Nom
- Prénom
- Titre (poste au sein de l'entreprise)
- Service (à sélectionner dans le menu déroulant)
- Fonction (à sélectionner dans le menu déroulant)
- Fonction
- Téléphone portable
- Destinataire
Sauvegardez ensuite le contact.
3ème étape : Création du contact
Attention : Pour que les informations du contact préalablement créé soient disponibles sur la fiche entreprise de la société, au sein de la plateforme digitale Rydge Conseil, vous devez retourner sur le compte et renseignez les champs suivants :
- Nom
- Prénom
- Téléphone portable
Remarque : sur la fiche entreprise, l'information disponible pour un contact est son titre et non sa fonction. Une demande d'évolution a été ouverte à ce propos.
4ème étape : Dernières vérifications
Rappel :
- Pour que les données préalablement créées soient disponibles sur la plateforme, une opportunité doit être gagnée et la mission doit être active.
- Le code client doit débuté par le chiffre "2". S'il débute par le chiffre "9", alors le dossier est considéré comme prospect et nous ne redescendons dans la plateforme que les Clients.
Une fois le contact disponible sur la plateforme, quelles sont les actions à réaliser ?
1ère étape : Approbation du contact signataire depuis le bouton "Gérer les accès" accessible à partir :
- 🆕 Votre portefeuille Client
- Le dossier Client
- Renseignez dans la barre de recherche le code Client de l'entité concernée
- Accédez au dossier et cliquez sur le menu "Utilisateurs"
- Cliquez sur le bouton "Gérer les accès" en haut à droite de l'écran
Cette étape est essentielle pour se prémunir des erreurs de saisie sur Akuiteo. Si le bouton est grisé, alors aucun utilisateur n'est en attente d'ajout.
Consultez la liste des utilisateurs qui nécessite une approbation par le collaborateur
- Si acceptation : l'utilisateur sera définitivement ajouté sur le dossier dans un délai de 30 minutes
- Si refus : veuillez renseigner un motif. L'utilisateur ne sera pas ajouté sur la plateforme et restera uniquement dans Akuiteo
🆕 Depuis le 03/06, identifiez par le code client ou la raison sociale les dossiers dont un ou plusieurs utilisateurs sont en attente de validation/refus grâce à la nouvelle barre de recherche.
Règles :
- recherche : 3 caractères minimum requis
- les résultats seront affichés par ordre de correspondance et ordre chronologique de la demande
- si la recherche est infructueuse, le message "aucune demande de gestion d'accès trouvée pour [texte composé]"
- Lorsque le collaborateur clique sur "Valider" ou "Refuser" sur la fenêtre de confirmation, alors il sera redirigé sur la 1ère page et visualisera à nouveau la pagination si le nombre de demandes d'accès affichés dans la recherche est supérieur à 6
⚠️ Pour les collaborateurs dont le portefeuille Clients est volumineux, plusieurs pages peuvent être à consulter à partir de cette fonctionnalité.
2ème étape : Désignez en tant que signataire l'utilisateur
Le statut "Déclaré" vous informe que votre client est nouveau sur la plateforme.
3ème étape : Activez une offre digitale pour que votre client reçoive un email de création de compte
Règle : La souscription à une offre digitale permet implicitement l'envoi d'un email de création de compte Rydge Conseil.
- Cliquez depuis votre portefeuille sur les "..." du dossier concerné et choisissez "Déployer ce dossier"
- Sélectionnez une offre à activer, exemple : Externalisation de la Paie
- Vérifiez que les services sont sélectionnés par défaut puis cliquez sur "Valider"
- Un message de réassurance vous informe de l'activation de l'offre une fois que vous aurez cliqué sur "Confirmer"
Une fois activée, une fenêtre en bas à droite de votre écran vous confirme que l'offre a été activée. Votre client recevra un mail de création de compte Rydge Conseil
Je ne retrouve pas le nouveau dossier dans mon portefeuille. Que faire ?
- Contactez le support dédié et demandez à ce que le dossier soit ajouté dans votre portefeuille Client
- L'équipe Support sera en mesure de vérifier le respect des prérequis et d'effectuer le rattachement
Si vous rencontrez un problème, n'hésitez pas à contacter votre support au 01 57 98 30 30 ou via le portail Service-Now